Muchos creen que solo por el hecho de tener que lanzar rápido un producto o servicio al mercado, los esfuerzos deben estar puestos en la ejecución y no en la planificación.
Pero para ejecutar, primero necesitamos saber QUÉ queremos lograr y CÓMO lo vamos a lograr. Parece obvio, pero el 70% de los fallos estratégicos son por problemas de planificación.
“Hay tantas personas trabajando tan duro y logrando tan poco.”
Andy Grove
Un poco de historia
En 1970, Andy Grove –ex CEO de Intel- inventó los OKR, un método muy simple no sólo para evaluar el progreso de una estrategia, sino también para impulsar la transformación de toda una empresa.
Hoy, ese sistema se vuelve cada vez más popular en Silicon Valley gracias a un libro de John Doerr, Measure what matters.
Empresas como Google lo pusieron en práctica desde sus inicios, cuando eran startups de solo 25 empleados. Y lo hicieron porque este método no sólo funciona en empresas de 1.000 empleados, sino que tiene más valor todavía en empresas pequeñas, donde se requiere más foco y alineación que en cualquier otra. En otras palabras, OKR puede ser un kit de supervivencia para su negocio.
¿Qué son los OKR?
OKR es el acrónimo de Objetives & Key Results (objetivos y resultados clave).
Los OKR sirven para definir las estrategias y objetivos de una organización durante un período de tiempo específico.
Al final de este período (normalmente un trimestre), proporcionan una referencia para evaluar cómo se ejecutaron los objetivos planteados.
Además, son una manera ágil de comunicar la estrategia a toda la empresa, de modo que los colaboradores puedan ver cómo contribuyen al objetivo general, y los equipos puedan alinearse para trabajar de manera más efectiva.
Los objetivos (O) son el QUÉ —> Qué tenemos que lograr.
- Son cualitativos.
- Marcan el rumbo.
- Expresan metas e intenciones.
- Son ambiciosos pero realistas.
Los Key Results (KR) son el CÓMO —> Cómo vamos a medir los objetivos.
- Son los resultados e hitos medibles.
- Tienen un número.
- Describen resultados, no tareas.
- Si se alcanzan, ayudan a cumplir el objetivo.
Ejemplo correcto de OKR
Supongamos que somos una cadena de restaurantes y desde hace tiempo trabajamos para abrir un nuevo local. Nos planteamos el siguiente objetivo: abrir un restaurante de manera exitosa.
¿Pero cómo medimos el éxito? ¿Cómo sabemos si estamos haciendo bien nuestro trabajo?
OKR es una herramienta que te ayuda a responder estas preguntas. Definiendo los key results correctamente estamos valorando cuantitativamente un objetivo que antes no podíamos medir.
Objetivo: Apertura exitosa del nuevo restaurante
- KR1 – 70% de ocupación en el primer mes
- KR2 – Ser publicados en 5 medios especializados de gastronomía
- KR3 – 80% de recomendaciones positivas de clientes
Como vemos en el ejemplo, los Key Results NO son tareas. Las tareas se desprenden de cada key result (KR).
Entonces:
- ¿Hacia dónde queremos ir? La respuesta a esta pregunta nos da el Objetivo.
- ¿Cuáles son los resultados que necesitamos alcanzar para llegar al objetivo? Esto nos da los Key Results.
- ¿Qué tenemos que hacer para alcanzar esos resultados? Esto nos da las acciones o actividades (tareas) necesarias para avanzar hacía nuestro objetivo.
Ejemplo incorrecto de OKR
Objetivo: Abrir el restaurante
- KR1 – Contratar 2 cocineros
- KR2 – Terminar la capacitación de los nuevos camareros
- KR3 – Facturar 20.000€
Para el KR1 ¿Contratar 2 cocineros harán que vengan clientes y por consiguiente nos haga ganar dinero (éxito)?
KR2, ¿Tener capacitados a los camareros nos asegura el éxito del restaurante? Esto posiblemente sea una actividad necesaria, pero no sería un resultado esperado para que tengamos éxito.
Y en cuanto al KR3 de facturar 20K€ ¿Y si los gastos con 25K€? ¿realmente es una medida de éxito?
Cuando definimos los objetivos y resultados clave, tenemos que pensar en resultados (outcomes), no en tareas (outputs). Los resultados miden el impacto de lo que hacemos, las tareas simplemente especifican esto que hacemos.
Al mismo tiempo, aplicar un valor numérico a los objetivos significa:
- Que comunicamos lo que es importante para la empresa.
- Que definimos objetivos fáciles de entender con criterios de éxito numéricos o binarios.
- Que comenzamos a medir en función de nuestros objetivos.
Buenas prácticas a la hora de definir OKRs
Los OKR deben estar basados en el valor, deben determinar si una persona o un equipo lograron el éxito. Pero para hacer eso, los OKR no pueden basarse en actividades por tres razones principales:
- Queremos una cultura centrada en los resultados, y no una centrada en las tareas.
- Si hiciste todas tus tareas y nada mejoró, eso no es un éxito. El éxito está mejorando algo: los clientes están más satisfechos, las ventas son más altas, los costos se han reducido. Si hiciste todas tus tareas, pero no te llevaron a ninguna parte, eso no es un éxito.
- Tu plan de acción es solo una serie de hipótesis. (Iniciativas)
Menos, es más
Elige entre 3 y 5 OKR para tu empresa o equipo (también puedes hacerlo a nivel individual). Es importante saber en qué nos vamos a enfocar. Limitarnos a 3-5 OKR nos obliga a definir lo que realmente hay que medir. Por otro lado, un objetivo no debe tener más de 5 key results.
Establece objetivos de abajo hacia arriba
Para promover el compromiso de toda la organización, cada equipo o individuo debería definir la mitad de sus OKR, en colaboración con su manager o líder.
Horizontalidad
Los OKR son públicos, un contrato de cooperación dentro de la organización para acordar prioridades y decidir cómo medirlas. Aun cuando los objetivos ya hayan sido definidos, los key results pueden continuar sujetos a debate.
Mantente flexible
Revisa tus OKR cada trimestre. Y si dejan de resultar prácticos o relevantes, puedes descartarlos o cambiarlos.
Sé paciente y resolutivo
Todo proceso requiere de prueba y error. Ten en cuenta que adoptar una cultura eficiente de OKR puede llevarte 1 año (ciclo completo, uno 4 o 5 ciclos trimestres).
¿Cuáles son las ventajas de los OKR?
En primer lugar, fomentan el pensamiento focalizado. Cada decisión empresarial se toma con una pregunta en mente: ¿Cómo nos acerca esto a nuestro objetivo?
En segundo lugar, establecen estándares para medir el progreso. Como todo se basa en datos cuantificables o resultados binarios, puedes medir con precisión a dónde has llegado y cuánto te queda, de forma tangible y exacta.
Además, el hecho de que sean públicos mejora la transparencia y hace que la comunicación sea más eficaz, ya que todos los equipos conocen los objetivos de los demás.
En un sistema de OKR maduro, cualquier empleado puede saber hasta los objetivos del CEO; todos en la organización están en una misma hoja.
OKR vs KPIs
KPI (Key Performance Indicator) es una forma de medir el desempeño de un proceso o actividad en particular. Hay muchos tipos de KPIs, y elegir los correctos depende de la industria en que nos encontremos y la madurez de la organización.
Algunos ejemplos de KPIs:
- En Ventas: LTV (Lifetime Value)
- En Marketing: Tasa de conversión
- En Soporte: Tickets por mes
¿Cuál es la diferencia?
Supongamos que tu organización utiliza 2 KPIs para hacer seguimiento en el departamento de atención al cliente:
- NPS – Net Promoter Score
- Tiempo promedio de respuesta – Average Reply Time
Y que el objetivo es: Mejorar la atención al cliente
En este caso, los KR podrían ser:
- KR1: Superar Net Promoter Score (NPS) por encima de 8.0
- KR2: Disminuir el tiempo promedio de respuesta por cliente a 15 horas.
Los KPIs son como el tablero de un automóvil, son constantes, te mantienen dentro del límite de velocidad y te avisan si te estás quedando sin combustible. Los OKR son como el GPS, te llevan a donde quieres ir.
OKR es el marco para definir las metas que queremos alcanzar. Los key results son el conjunto de métricas que miden el cumplimiento del objetivo.
Los KPI son los factores que determinan el éxito de la organización. Un objetivo o key result puede tener inmerso un KPI.
Ejemplo: “Incrementar ISC (Índice de Satisfacción del Cliente)” es un objetivo, y ISC es un KPI.
“No hay nada más motivador para un empleado que ver el progreso en su trabajo”
Daniel Pink
Si necesitas ayuda para poner en práctica los OKR en tu empresa no dudes en contactarme.
Soy Jota Molina consultor estratégico, acompaño a las empresas a desarrollar nuevos modelos de negocio entorno a la propuesta de valor de sus clientes.
